Quem trabalha com eventos ou esporadicamente atua organizando o seu próprio evento sabe da importância que tem as confirmações de presenças. Senão vejamos: como calcular a alimentação, bebidas, mesas, cadeiras, espaço físico e todo o aparato que requer uma organização eficiente?
Naturalmente que existem muitos tipos de eventos e isso deve ser levando em conta. Há os eventos que são para um grande público em que a confirmação não é solicitada, porém existem outros tipos de eventos em que a confirmação é fundamental.
Receber um convite já denota uma deferência, ou seja, entre muitos você foi convidado para se fazer presente. Isso já bastaria para que o emitente receba a sua confirmação.
Levanto aqui algumas questões que julgo importantes para reflexão:
- Dar importância para o convite recebido
- Saber que quem está à frente da realização do evento quer saber se você irá comparecer ou não
- Alimentação, bebidas, espaço físico e tudo mais deve ser bem mensurado
- Prever o número de lugares à mesa e distribuir os convidados em grau de amizade ou relacionamento
- Em algumas situações oficiais precisamos considerar que haverá protocolo por ordem de precedência
- Você fará apenas uma ligação e quem está na organização fará muitas.
Não raro acontecem situações constrangedoras e outras até hilárias. Ao ser questionado se irá ou não, o convidado diz que ainda não decidiu e solicita para que se ligue mais adiante. Opa, como assim? Quem deve retornar a ligação é o convidado, e não achar que se encontra no topo de mundo e que a organização do evento deve girar em torno dele. Se ainda não foi possível decidir em função de compromissos com a agenda, retorne mais adiante. É educado e demonstra que você se preocupa em dar retorno.
Então diante dessa explanação, que tal você confirmar a sua presença quando receber um convite?